Las empresas de facturación electrónica en Paraguay se dedican a brindar soluciones tecnológicas, asociadas con la expedición y gestión de facturas de forma digital, como herramienta para modernizar y optimizar los procesos, siendo así una ventajosa alternativa frente al sistema de facturación tradicional.
Ahora bien, la factura electrónica debe estar condicionada al consentimiento del destinatario, por ello, se utiliza la firma electrónica, ahorrando de este modo diferentes recursos como papel e impresión, evitando los errores manuales, y ahorrando tiempo en cada una de las operaciones y transacciones.
¿Qué debe cumplir una factura electrónica?
Al igual que en el sistema de facturación tradicional, en la factura digital también es necesario considerar ciertos elementos asociados con el contenido de la misma
Es indispensable garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad del documento, es decir, que se pueda leer cómodamente, asegurar que los datos son correctos en cuanto a la identidad del emisor y receptor, y garantizar que el contenido de la factura no ha sido alterado.
Así mismo, es necesario contar con un sistema de firma electrónica, y asegurar que existe una fluida conexión entre el registro y expedición de la factura, y los respectivos órganos regulatorios.
Ventajas de la factura electrónica
- Acorta y optimiza los ciclos de tramitación, y otorga a nivel empresarial una imagen más moderna y automatizada ante los ojos del consumidor.
- Reduce los errores humanos, y elimina los costos de papel, impresión y envío postal, trayendo como consecuencia un positivo impacto medioambiental.
- Permite un acceso rápido a la información tributaria de cada factura, consultando así de forma ágil los documentos alojados en el sistema.
- Mejora la gestión de los sistemas informáticos empresariales, y contribuye a la modernización de la economía, y al crecimiento de la sociedad de la información.
Procesos dentro de la factura electrónica
Las empresas de facturación electrónica en Paraguay brindan diferentes planes y soluciones, adaptados a las exigencias y necesidades de pequeñas, medianas y grandes empresas. Sin embargo, el sistema suele componerse de las mismas etapas, es decir:
- Captura de las facturas: de acuerdo a las características del software utilizado, el proceso de inserción de las facturas al sistema puede ocurrir de dos formas, la primera es a través del ingreso manual, y la segunda es mediante la vinculación de correos electrónicos.
- Flujos de aprobación y trabajo: una vez cargada la factura, el sistema la gestionará en base a los flujos de trabajo configurados, lo que permitirá que realice de forma automática la aprobación o rechazo de la factura, para posteriormente enviársela al usuario o cliente, ahorrando así tiempo, y optimizando el proceso.
- Exportación al ERP: esta etapa no aplica para todos los servicios de facturación electrónica, y se basa principalmente en el traslado de la información, el resguardo de la fiabilidad de los datos, y la cohesión documental entre los diferentes departamentos de la empresa.
- Consulta web de las facturas: esta fase consiste en el almacenamiento de la factura dentro del sistema, permitiendo así que pueda ser consultada y corroborada en cualquier momento y lugar, tal y como exige la normativa.
